○長瀞町文書規程
令和3年1月28日
訓令第2号
長瀞町文書規程(昭和58年長瀞町規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)
第3章 文書の処理(第14条―第23条)
第4章 文書の施行(第24条―第27条)
第5章 文書の整理及び保管(第28条―第33条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第34条―第43条)
第7章 雑則(第44条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 長瀞町議会事務局設置条例(昭和34年長瀞町条例第1号)に規定する事務局、長瀞町行政組織条例(平成19年長瀞町条例第1号)第1条各号に規定する課及び地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第17条第1項に規定する事務局をいう。
(3) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。
(4) 主務課長 主務課の長をいう。
(5) 文書 職務上収受し、又は作成した全ての文書をいう。
(6) 親展文書 親展、機密等の表示のある文書をいう。
(7) 起案文書 起案した文書で決裁前の文書をいう。
(8) 完結文書 回覧によって完結する文書で回覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。
(9) 保管 当該会計年度又は当該暦年の事務処理に属する文書(以下「当年度文書」という。)を、主務課の事務室その他一定の場所に収納しておくことをいう。
(10) 保存 完結文書を文書書庫その他一定の場所に収納しておくことをいう。
(11) 移換え ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上2段その他の保管用書架等に収納している当年度完結文書をキャビネットの下1段その他の保存用書架等に移すことをいう。
(12) 引継ぎ キャビネットの下1段その他の保存用書架等に収納している文書を保存箱に入れて文書庫その他一定の場所に移すことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取り扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、公文書の開示に伴い、町民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。
3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。
(文書処理の年度)
第4条 文書の処理に関する年度は、別に定めるものを除くほか、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。
(文書主管課長の職務)
第5条 文書主管課長は、各課における文書の取扱いに関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。
(主務課長の職務)
第6条 主務課長は、常に当該課における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書主任)
第7条 課に文書主任を置き、主幹(主幹に相当する職を含む。以下同じ。)の職にある者(主幹の職にある者がいないときは、主務課長の指定する者)をもってこれに充てる。ただし、主幹の職にある者が複数いる課にあっては、主務課長の指示により担当する職務を分割することができる。
2 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 起案文書の審査に関すること。
(3) 文書の整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 文書の処理の進行管理に関すること。
(5) 文書取扱いの指導及び改善に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
3 主務課長は、文書主任を指定したとき又は変更したときは、その者の氏名を速やかに文書主管課長に報告しなければならない。
(文書主任会議)
第8条 文書主管課長は、必要があるときは、文書主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
第2章 文書の収受及び配布
(文書主管課における文書の収受及び配布)
第9条 文書主管課に到着した文書の収受及び配布は、次に定めるところによるものとする。
(1) 文書は、配布すべき課が明らかでないなど文書主管課長が開封する必要があると認めたものを除き、開封しないで主務課に配布する。
(2) 書留郵便物(金券、現金、有価証券等を含む。)は、開封せずに特殊文書管理簿(様式第1号)に所要事項を記入し、主務課に配布して受領印を徴する。
3 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。
4 郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、文書主管課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。
(主務課における文書の収受)
第10条 前条の規定により主務課に配布された文書及び直接主務課に到達した文書の収受は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に受付印を押す。
(2) 親展文書は、開封せず、封筒の余白に受付印を押し、名あて人に配布する。
(3) 刊行物、ポスターその他これに類する文書及び主務課長があらかじめ指定する定例又は軽易な文書は、第1号の規定にかかわらず、受付印の押印を省略することができる。
(勤務を要しない時間に到達した文書の取扱い)
第11条 勤務を要しない時間に到達した文書については、前2条の規定にかかわらず、当直の職員が受領し、速やかに文書主管課長に引き継ぐものとする。
(文書の転送及び返付)
第12条 第9条の規定により配布された文書の中に課の所管に属さないものがある場合において、主務課が明らかなときは直ちに当該課に転送し、主務課が明らかでないときは直ちに文書主管課に返戻するものとする。
(電気通信回線を利用した収受)
第13条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。
2 受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。ただし、電子文書の内容が軽易なときその他電子文書を紙に記録する必要がないと主務課長が認めるときは、この限りでない。
第3章 文書の処理
(町長又は副町長あての親展文書の処理)
第14条 町長又は副町長あての親展文書は、町長又は副町長が自ら処理する場合を除き、主務課において取り扱うものとする。
(回覧)
第15条 起案を必要とせず、単に回覧によって完結する文書は、関係者に回覧するものとする。
2 起案に着手する前に回覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に回覧しなければならない。
(1) 定例又は軽易なもの
(2) 照会等で当該文書の余白で処理できるもの
2 起案に当たっては、次に掲げるところによるものとする。
(1) 原則として1事案につき1起案とする。ただし、その起案の内容等が同一性のものである場合には2案、3案の順により処理することができる。
(2) 文書の用字、用語、文体、書式等については、長瀞町公文例規程(昭和62年長瀞町訓令第1号)に定めるところによる。
(3) 起案文書は、表題を付し、結論を先にし、理由、経過及び参考事項等を簡潔に記載すること。なお、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書にすること。
(4) 準拠法規その他参考資料は、要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(5) 起案が収受文書に基づく場合は、当該収受文書を添付すること。
(6) 起案事項について経費を伴う場合は、経費の概要、予算措置及び財源に関する事項を記載すること。
(7) 起案文書には、文書の公開の可否、非公開理由、非公開期限、保存年限、施行上の取扱い、収受年月日(収受文書に限る。)、起案年月日及び起案者の氏名等を明示すること。
(文書記号)
第17条 文書には、課ごとに文書記号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書記号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。
2 文書記号は、次に掲げる文字を順に組み合わせて作成する。この場合において、同一の文書記号が複数生じるときは、文書主管課長が別に定めるところによる。
(1) 町名の頭文字
(2) 主務課名の頭文字又は略称
(発信者名等)
第18条 文書の発信者名は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、町名、町役場名、副町長名又は主務課長名を用いることができる。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、職名、氏又は氏名及び電話番号等を記載するものとする。
(回議)
第19条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
(合議)
第20条 起案の内容が他の課の事務に関係がある場合は、主務課長の決裁後に当該起案文書を関係がある他の課の長に合議をしなければならない。この場合において、上位の職にある者が、必要と認めるときは、下位の職にある者に合議を求めることができる。
2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは意見を付しておくものとする。
(回議又は合議に当たっての注意事項)
第21条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を検討した上で、その所定の箇所に認印するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。
2 起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。
3 長瀞町事務決裁規程(平成元年長瀞町訓令第4号)に定める専決事項の代決をするときは、当該起案文書の決裁箇所に「代」と記載して認印し、後閲を要するものについては「後閲」と記入しておかなければならない。
4 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。
5 主務課長は、起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、回議又は合議済みの関係課長にその旨を連絡なければならない。
(文書主管課長の審査)
第22条 次に掲げるものの起案は、主務課長の回議を受けた後、文書主管課長に合議し、その審査を受けなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示
(2) 議会に提出する議案
(3) 例規となる通達及び要綱
(4) その他町長の決裁を要する文書で重要又は異例のもの
(決裁年月日の記入等)
第23条 起案文書について決裁をした者は、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 文書の施行
(文書番号)
第24条 文書には、次に掲げるところにより文書番号を付するものとする。ただし、軽易なもの及び契約文書、賞状その他文書番号を付することが適当でないと認める文書については、この限りでない。
(1) 普通文書にあっては、主務課所管の文書発送簿(様式第4号)により、年度ごとの一連番号を付する。
(2) 条例、規則、議案、告示及び訓令の文書番号は、それぞれの種類に応じ、暦年により、文書主管課において一連番号を付する。
(公印の押印)
第25条 発送する文書には、長瀞町公印規則(昭和47年長瀞町規則第7号)の規定に基づき、所定の箇所に公印の押印をしなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、普通文書で軽易なものにあっては、公印の押印を省略することができる。
3 前項の規定により公印を省略する場合は、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該記載をしないことができる。
(文書の発送)
第26条 文書の発送は、主務課で直接発送する必要がある場合を除き、文書主管課において行うものとする。
2 郵送による文書の発送は、原則として1日1回とし、文書主管課が別途指定する時間に行うものとする。ただし、急を要する文書その他特別の理由のある文書は、その都度主務課で発送するものとする。
3 書留、速達、親展その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明示するものとする。
4 郵送による発送は、料金後納郵便扱いにより行うものとする。ただし、特別の理由のある場合は、郵便切手又は官製はがきによることを妨げない。
(電気通信回線を利用した文書の発送)
第27条 文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。
第5章 文書の整理及び保管
(文書保管の原則)
第28条 職員は、その所掌する事務に係る全ての文書について、ファイル基準表に基づき、常に整理及び保管し、紛失、盗難等に遭わないように留意し、特に重要なものにあっては、非常持ち出しができるようにしておかなければならない。
(ファイリングの原則)
第29条 文書は、ファイル基準表に従って整理し、キャビネットに収納して保管しなければならない。ただし、キャビネットに収納することが不適当なものは、それぞれに適した用具に収納して保管することができる。この場合、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在確認カードを、キャビネットの所定の位置に置くものとする。
2 文書は、文書名等を表示したラベルを張った個別フォルダーに入れて収納しなければならない。ただし、個別フォルダーに収納することが不適当なものは、それぞれに適した用品を使用することができる。
3 当年度文書の保管及び前年度完結文書の保存は、主務課が行う。
4 キャビネットは、原則として、上段及び中段に当年度文書を収納し、下段に前年度完結文書を収納するものとする。
(ファイル基準表)
第30条 主務課長は、文書を系統的に管理するため、年度ごとにファイル基準表を作成しなければならない。
2 ファイル基準表の作成は、年度当初に、前年度のファイル基準表を参考にして仮ファイル基準表を作成し、その年度末に当年度ファイル基準表として確定する方法による。
3 前項の規定により作成したファイル基準表は、翌年4月末日までに作成し、文書主管課長に提出しなければならない。
4 文書主管課長は、提出されたファイル基準表を審査の上、1部を保管するものとする。
(ファイリング・リーダー及びファイリング・サブリーダー)
第31条 ファイリング・システムの適正な維持管理を図るため、各課にファイリング・リーダー(以下「リーダー」という。)及びファイリング・サブリーダー(以下「サブリーダー」という。)各1人を置く。
2 リーダーは、主務課の文書主任をもって充て、主務課長の補助として、次に掲げる業務を担当する。
(1) ファイル基準表の作成、文書の管理及び保管並びに保存文書の引継ぎに関する事務について、サブリーダーを指揮する。
(2) ファイリング・システムによる文書の取扱いの指導、改善等課内におけるシステムの運営を管理すること。
3 サブリーダーは、主査(主査に相当する職を含む。以下、同じ。)の職にある者(主査を2人以上置いている課にあっては、主務課長が指定する主査とし、主査を置いていない課及び主務課長が必要と認めるときは、主務課長が指定する職員とする。)をもって充て、次に掲げる業務を担当する。
(1) 前項第1号に規定する事務の処理に当たり、各担当者の実務指導を行うこと。
(2) リーダーの補助者として、ファイリング・システムの運営を管理すること。
4 主務課長は、リーダー及びサブリーダーを指定し、又は異動等により新たに指定したときは、文書主任等指定通知書(様式第5号)により速やかに文書主管課長に通知しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第32条 主務課長は、毎年度末日までに、前年度完結文書のうち、保存すべきもの(1年保存のものを除く。)を文書主管課長に引き継がなければならない。
2 前項の引継ぎは、次に掲げる手順により行うものとする。
(1) 個別フォルダーごとに保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に所定の文書箱(以下「保存箱」という。)に収納する。ただし、保存箱に収納することができない文書は、それに適した用品等に収納する。
(2) 1つの個別フォルダーに保管する文書で、保存年限が異なるものがある場合は、そのうち最も長期のものを保存年限として区分する。
(3) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分する。
(4) 保存年限ごとに区分した保存箱に収納し、ファイル基準表に収納した保存箱番号を明示する。
(5) 保存文書引継番号表を作成する。
(文書の移換え)
第33条 主務課長は、毎年度末において、前条の文書の引継ぎ終了後、速やかに当該年度の文書をキャビネットの前年度用引出しその他の保存用書架等に移し換えなければならない。
第6章 文書の保存及び廃棄
(文書の保存)
第34条 完結文書は、保存しなければならない。
2 第32条第1項の規定により引継ぎをされた保存文書の管理は、文書主管課長が行う。
3 主務課長は、引継ぎをすべき保存文書を引き続き当該課長の管理において保存しようとするときは、文書主管課長の承認を得なければならない。
(保存年限の種別)
第35条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。
(1) 第1種 11年以上保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(保存年限の設定)
第36条 主務課長は、一つの文書それぞれについて、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮し、別表に定める区分に従い、保存年限を決定しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令の定める保存期間又は時効期間を保存年限とする。
3 前2項の規定により決定した保存年限は、ファイル基準表の保存年限欄に記載しなければならない。
(保存年限の計算)
第37条 保存年限の計算は、文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(文書の保存方法)
第38条 文書主管課長は、引き継いだ保存文書を、保存期間、起算開始年度別に整理し、整理番号を付して保存しなければならない。
2 前項の整理番号は、ファイル基準表に記載するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず役場庁舎以外の施設の保存文書で、文書主管課長が認めたものは、当該施設等で保管することができる。
(書庫)
第39条 保存文書は、文書主管課長が別に定める書庫等(以下「書庫」という。)に保存する。ただし、前条第3項の規定により文書主管課長が認めたものは、当該施設の書庫等に保存するものとする。
2 前項の書庫は、文書主管課長が管理する。
(保存文書の閲覧又は持ち出し)
第40条 保存文書の閲覧又は持ち出しをしようとする場合は、保存文書閲覧・持出票(様式第6号)に必要な事項を記載して文書主管課長の承認を得なければならない。
2 保存文書の持出期間は、原則として、7日以内とする。
(保存文書の廃棄)
第41条 文書主管課長は、毎年4月末日までに保存期間を経過した保存文書を当該文書の主務課長に照会の上、廃棄するものとする。
2 主務課長は、毎年4月末日までに、課において保存する保存文書のうち保存期間を経過した廃棄すべき文書を、引継ぎをすべき保存文書と区分して、文書主管課長に引き渡すものとする。
3 保存文書の廃棄は、裁断、消去その他適切な方法によるものとし、秘密の保持、悪用の防止に特段の注意を払わなければならない。
4 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とし、又は歴史資料として残すべきものと、主務課長において判断されるときは、文書主管課長の承認を得て、資料として保管することができる。ただし、秘密の保持又は悪用の防止の上から、資料として保管することに疑義があるものについては、この限りでない。
(継続保存)
第42条 主務課長は、前条第1項の照会により当該文書について、なお、保存する必要があると判断するときは、新たに保存期間を定め、引き続き保存するよう文書主管課長に通知するものとする。
2 文書主管課長は、前項の通知を受けたときは、当該文書を引き続き保存するものとする。
(11年以上保存文書の見直し)
第43条 文書主管課長及び当該文書の主務課長は、第33条に規定する11年以上保存の文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、引き続き保存をすることの適否を見直し、適切な措置を講ずるものとする。
第7章 雑則
(委任)
第44条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に文書主管課又は主務課において保存している文書の分類及び保存は、この訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。この場合において、文書の保存年限は、従前の定めにより既に保存した期間をこの訓令に規定する保存年限に通算する。
別表(第36条関係)
第1種(11年以上保存する文書)
1 条例、規則その他の重要な規程類の制定及び改廃に関する文書等
2 令達及び告示の制定又は改廃に関する文書で特に重要なもの
3 国又は県の通知に関する文書で重要なもの
4 歳入歳出予算書(財政主管課所管のもの)及び決算書(会計主管課所管のもの)
5 町議会に関する文書等で重要なもの(総務主管課所管のもの)
6 職員の任免、賞罰等に関する文書等
7 叙位叙勲及び褒章に関する文書等
8 年金、退職手当、公務災害補償等の決定に関する文書等で重要なもの
9 行政不服審査に関する文書等で重要なもの
10 訴訟に関する文書等で重要なもの
11 原簿、台帳、図面等で重要なもの
12 調査報告書、統計書、年報等で特に重要なもの
13 町有財産の取得及び処分並びにこれらに関する登記関係の文書等
14 町の行政区域の変更に関する文書等
15 町行政の沿革に関する文書等で特に重要なもの
16 町行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書等
17 諮問及び答申等に関する文書等で特に重要なもの
18 契約書等で特に重要なもの
19 前各号に掲げるもののほか11年以上保存する必要があると認められるもの
第2種(10年保存する文書)
1 告示及び公告に関する文書等で重要なもの
2 訓令及び通達のうち重要なもの
3 町議会に関する文書等で重要なもの
4 表彰に関する文書等で重要なもの
5 工事の設計書等で重要なもの
6 行政不服審査に関する文書等で第1種の種別に属しないもの
7 訴訟に関する文書等で第1種の種別に属しないもの
8 重要な事業の計画に関する文書等
9 諮問、答申等で重要なもの
10 予算、決算及び出納に関する文書等で重要なもの
11 契約書等で重要なもの
12 前各号に掲げるもののほか10年保存する必要があると認められるもの
第3種(5年保存する文書)
1 訓令及び通達で第2種の種別に属しないもの
2 通知、申請、届出、報告、進達等で重要なもの
3 表彰に関する文書等で第2種の種別に属しないもの
4 事業の計画に関する文書等
5 諮問、答申等で第2種の種別に属しないもの
6 会計年度任用職員及び臨時的任用職員の任免に関する文書等
7 工事の設計書等で第2種の種別に属しないもの
8 監査に関する文書等
9 予算、決算及び出納に関する文書
10 契約書等
11 前各号に掲げるもののほか5年保存する必要があると認められるもの
第4種(3年保存する文書)
1 出勤簿、休暇願書等
2 通知、申請、届出、報告、進達等で第3種の種別に属しないもの
3 請願、陳情等に関する文書等
4 文書等の受領等に関する台帳
5 情報公開に関する文書等
6 行政処分に関する文書等で第1種から第3種までの種別に属しないもの
7 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの
8 前各号に掲げるもののほか3年保存の必要があると認められるもの
第5種(1年保存する文書)
1 通知、報告、照会、回答等で軽易なもの
2 前号に掲げるもののほか1年保存の必要があると認められるもの
